До начала занятия остаётся час. Преподаватель уточняет, кто придёт, администратор сверяет переписку с таблицей, а ученик ещё не знает, есть ли свободное место. В такой ситуации начните внедрение CRM с одной карточки на каждое занятие. В ней должно быть актуальное время и список участников. В Victory CRM эта карточка связывает расписание, запись в кабинете, афишу школы и запись через мессенджеры.
С чего начать внедрение CRM в танцевальной школе
Выберите одну действующую группу и назначьте сотрудника, который будет вести её расписание. Добавьте преподавателя, зал, число мест и учеников. Состав группы поможет найти нужных людей для рассылки. Записи на конкретные занятия проверяются отдельно в карточке события.
Затем назначьте ближайшее занятие. Для регулярной группы укажите число недель повтора. Например, если урок проводится по четвергам, задайте время первого занятия и нужное число недель. При сохранении система проверит пересечения по преподавателю, залу и группе. Если на то же время уже назначена репетиция, вы увидите предупреждение до того, как откроете запись.
Как проверить запись до запуска на всю школу
Откройте карточку ближайшего занятия, проверьте дату, зал и лимит мест. Запишите одного участника из CRM. Затем, если подключили бот, попросите сотрудника пройти путь ученика по ссылке школы и подтвердить запись через мессенджер. Убедитесь, что обе записи видны в одном списке и у каждой указан свой канал.
Проверьте отмену. Когда участник отменяет будущую запись, освободившееся место снова становится доступным. Если же отменяется всё событие, CRM отмечает записи участников как отменённые. Если группе нужно объяснить перенос или отмену, подготовьте отдельное сообщение и выберите нужную аудиторию.
Как добавить мастер-класс, концерт или репетицию
Специальное событие создаётся в том же календаре. Допустим, школа проводит открытый мастер-класс по импровизации. Укажите дату, ведущего, зал, стоимость и количество мест. Добавьте описание, фото или короткое видео, если они помогают понять формат. Когда детали согласованы, включите запись.
Чтобы пригласить учеников, в разделе «Рассылки» выберите это событие и нажмите «Подготовить рассылку». CRM подставит сведения из карточки. Выберите канал и аудиторию. Например, отправьте приглашение одной группе или всем подписчикам школы. Сообщение получат только те, кто подписался в выбранном мессенджере.
Как опубликовать сайт и афишу школы
Откройте «Сайт школы» и заполните первый экран. Добавьте название, короткое описание и фото зала. В блоке содержания включите направления, преподавателей и расписание, которые хотите показать. Укажите контакты и заполните отдельные поля заголовка и описания для поиска. Для школы с одним залом обычно достаточно названия студии, города и основных направлений.
Сначала сохраните настройки и проверьте предпросмотр. После публикации откройте страницу в приватном окне, затем на телефоне. Посмотрите, хорошо ли читается текст на обложке, видны ли дата и место занятия, открывается ли ссылка на бот вашей школы. На опубликованном сайте показываются предстоящие события с открытой записью, если включён блок расписания.
Что проверить перед переходом всей команды
Дайте сотрудникам одну рабочую последовательность. Администратор создаёт событие, проверяет число мест, открывает запись и отвечает на вопросы. Преподаватель знает, где посмотреть ближайшие занятия. Владелец отвечает за доступы, ботов и публикацию сайта.
После первой недели посмотрите, какие записи всё ещё ведут в отдельных чатах или таблицах. Разберите конкретные случаи с сотрудниками и закрепите, где обновлять расписание и список участников. Когда одна группа проходит полный цикл от анонса до занятия без потери записей, переносите остальные группы.
Расписание, сайт школы и MAX доступны на бесплатном тарифе. Telegram можно подключить отдельно за 500 ₽ на месяц или использовать в составе платного тарифа. «Команда» для танцевальных школ стоит 1 000 ₽ в месяц или 9 600 ₽ за год.
Посмотреть Victory CRM для танцевальных школ и создать кабинет.
https://crmvictory.ru/solutions/dance/
